كيف تصمم نظام مالى يصلح لعديد من المشروعات الإقتصادية

كيف تصمم نظام مالى يصلح لعديد من المشروعات الإقتصادية (التجارية / الصناعية / الخدمية)

نظام مالى مقترح يصلح لعديد من المشروعات الإقتصادية (التجارية / الصناعية / الخدمية) يتضمن خطوة بخطوة بدءً من الإطار العام والدليل المحاسبى والدورة المستندية والقيود المحاسبة والقوائم والتقارير المالية........

1- الإطار العام لنظام المحاسبة المالية المقترح :

1/1 أهداف النظام :

يعتبر نظام المحاسبة المالية فى أى وحدة اقتصادية الأساس الأول لبناء نظام المعلومات المتكاملة الذى لاغنى عنه اليوم فى ما يسمى بحق عصر ثورة المعلومات، وذلك لما يوفره للإدارة من بيانات فعلية وشاملة لكل عناصر النشاط بالشركة، تساعدها على تحقيق كثير من الفوائد منها:-

1- توفير البيانات اللازمة للوقوف على حقيقة المركز المالى للشركة وعناصره.

2- التعرف على حقيقة نتائج نشاط الشركة من أرباح وخسائر فى صورة تحليلية.

3- توفير البيانات اللازمة لإعداد التقارير المالية والتحليل المالى لأنشطة الشركة وقياس التطور فى الأداء، فمعيار فاعلية ونجاح أى نظام اعتماده على بيانات ومعلومات مناسبة وجاهزة فى الوقت المناسب وتكون ذات معنى وهدف.

4- توفير المقومات الأساسية للرقابة الداخلية على عناصر التشغيل والمصروفات والإيرادات للشركة بما يمكن من استثمار الامكانيات المتاحة للشركة الاستثمار الأمثل.

5- الرقابة والمتابعة لكافة أقسام الشركة وتقييم الأداء الأكثر فعالية عن طريق اعداد الموازنات التخطيطية ومحاسبة المسئوليات.

6- تهيئة المناخ لوضع نظم التخطيط والرقابة إذا نظرنا إلى التخطيط والرقابة على أنهما نظام متكامل، يضمه ثلاثة أنظمة محددة على النحو التالى:-

الأول : الحصول على المعلومات الخاصة بالتخطيط .

الثانى : نظام لتشغيل تلك المعلومات .

الثالث: نظام للاسترجاع لتحديد أثار الإجراءات الرقابية والتصحيحية.

7- الاستفادة من نظام المعلومات المحاسبية فى تحقيق فاعلية نظام الإدارة بالأهداف ، ولكى يكون النظام مؤثراً وفعالاً فإنه تم الأخذ فى الاعتبار عند وضع النظام المحاسبى أن تتوافر فيه الشروط التالية:-

أ - أن يرتبط النظام بالهيكل التنظيمى للوحدة الاقتصادية، حتى يوفر المعلومات اللازمة لتحقيق أهداف الادارة من تخطيط وتنسيق وتنظيم ورقابة، وكذلك اتخاذ القرارات اللازمة من حيث أن اتصال المحاسبة بالمستويات الادارية المختلفة يؤدى إلى سلامة اتخاذ القرارات المبنية على المعلومات وحسن التفاهم بين الفئات ، ولذلك يسهل إيجاد اتصال مؤثراً.

ب- أن تظهر المعلومات المحاسبية علاقة الأنشطة الإدارية بعضها ببعض فى شكل مجموعة من التقارير اليومية الملائمة والتى تفيد فى تحقيق فاعلية نظام الإدارة بالأهداف.

ج - أن تكون الثقة كاملة من قبل المستفيدين الإداريين لنظام المعلومات المحاسبية حتى يمكن لهذه المعلومات أن تحقق أهداف نظام الإدارة بالأهداف.

8- توفر للإدارة الأدلة القوية والقرائن التى تمكنها من الدفاع عن صدق قرارتها وبياناتها قبل الغير سواء جهات رسمية أو بنوك أو دائنين أو غيرهم .

1/2 فلسفة نظام المحاسبة المالية المقترح:

يقوم النظام المقترح للمحاسبة المالية للشركة على مجموع من الإعتبارات والفلسفات نجملها فيما يلى:-

1- الشمول:

بمعنى شمول النظام لجميع عمليات وأعمال الشركة وتحقيق الترابط الكامل بينها.

2- البساطة والوضوح:

بحيث يسهل تطبيقه دون تعقيدات ويعمل على تبسيط الإجراءات والأعمال المالية.

3- المرونة:

بحيث يلائم التوسع فى الأنشطة والأعمال مستقبلاً مما لا يتطلب أى تعديلات مستقبلية.

4- القابلية للتحول إلى استخدام الحاسبات الآلية.

5- الوفاء بحاجات الإدارة:

حيث يمكن من خلاله إعداد مراكز مالية شهرية أو ربع سنوية حسب حاجة الإدارة.

6- الواقعية:

بمعنى أن يتفق النظام بإجراءاته ومكوناته مع طبيعة وظروف النشاط داخل الشركة ويعكس كل جوانب الأنشطة المختلفة التى تقوم بها الشركة.

1/3- طريقة القيد المقترح:

الطريقة المقترحة خليط من الطرق المحاسبية المعروضة فى القيد وهى الفرنسية والإنجليزية حيث تعتمد على:-

1-إمساك دفتر يومية عامة مركزية لإثبات القيود المركزية والتسويات الجر دية وقيود الفتح والإقفال.

2-استخدام دفاتر يوميات مساعدة لقيد العمليات الخاصة بالصندوق والبنوك والمبيعات.

3-استخدام دفتر يومية مساعدة للعمليات الأخرى.

4-إمساك مجموعة من السجلات والدفاتر المساعدة والتحليلية والمتابعة لتوفير التحليلات والبيانات اللازمة.

1/4 مقومات النظام المقترح:

يتكون النظام المقترح من العناصر والأجزاء التالية وفى ضوء الأسس السابقة:

1-المستندات والدورات المستندية.

2-الدليل المحاسبى.

3-المجموعة الدفترية والسجلات.

4-المعالجات المحاسبية للعمليات الرئيسية.

5-القوائم والتقارير والملخصات المالية

2- المستندات والدورات المستندية للعمليات

مقدمة :

تهدف عملية تصميم نماذج المستندات والدورات المستندية لعمليات وأنشطة الشركة لما يلى:-

1- تحقيق الضبط الداخلى للعمليات والرقابة على عناصر التشغيل.

2- تسهيل إجراءات تنفيذ العمليات.

3- انسياب المستندات بسهولة وبسرعة.

4- توفير البيانات اللازمة لعمليات التسجيل بالدفاتر وتحليل البيانات وإعداد الدفاتر والقوائم والملخصات المالية.

وحتى تحقق الدورات المستندية أهدافها فإنه يجب أن تتسم بالشمول لجميع عمليات الشركة وأنشطتها ذات الأثر المالى.

تنظيم استخدام وتداول نماذج المستندات :

يتم تسليم دفاتر نماذج المستندات من قبل المدير المالى حيث يقوم أى موظف باستلام دفتر بالتوقيع على نموذج استلام دفاتر [يوضح به اسم الموظف المستلم ، نوع الدفتر ، رقم مسلسل من:... إلى:...] وعند انتهاء، الدفتر يتم تسليمه مرة أخرى إلى المدير المالى.

وقد صنفت الدورات المستندية وفقاً للعمليات والأنشطة التى تزاولها الشركة كالآتى:-

2- المستندات والدورات المستندية للعمليات بالشركة:

2/1 الدورة المستندية للمقبوضات:

2/1/1 المقبوضات النقدية.

2/1/2 المقبوضات بشيكات.

2/2 الدورة المستندية للمدفوعات:

2/2/1 المدفوعات النقدية.

2/2/2 المدفوعات بشيكات.

2/3 الدورة المستندية للعهدة المستديمة.

2/4 الدورة المستندية للأجور والمرتبات.

2/5 الدورة المستندية للمشتريات.

2/6 الدورة المستندية للمخازن

2/6/1 أنواع المواد المستخدمة فى النشاط وتقسيم المخازن.

2/6/2 دورة إضافة المشتريات بالمخازن.

2/6/3 دورة الصرف من المخازن.

2/6/4 دورة الإرتجاع من التشغيل.

2/7 الدورة المستندية للمبيعات.

2/1 الدورة المستندية للمقبوضات

2/2/1 المقبوضات النقدية بالخزينة:

· عند قبول العميل عرض الأسعار المقدمة من قبل إدارة الشركة تقوم إدارة المبيعات بتحرير إذن توريد نقدية/شيكات من أصل + 2صورة ... نموذج رقم (1):

الأصل	:	يسلم للعميل للتوجه به إلى أمين الخزينة.
الصورة الأولى	:	ترسل إلى إدارة المبيعات وتحفظ بملف العميل للمتابعة.
الصورة الثانية	:	تحفظ بالدفتر

وذلك مقابل الدفعة المقدمة أو طبقاً لشروط العرض.

· يتوجه العميل بأصل إذن توريد النقدية/الشيكات إلى خزينة الشركة للسداد، حيث يقوم أمين الخزينة باستلام إذن التوريد والنقدية وتحرير إيصال استلام نقدية/الشيكات من أصل + 3 صورة ... نموذج رقم (2):

الأصل	:	يسلم للعميل الذى قام بتوريد النقدية أو الشيكات.
الصورة الأولى	:	ترسل إلى إدارة الحسابات " حسابات العملاء".
الصورة الثانية	:	ترسل إلى إدارة المبيعات وتحفظ بملف العميل للمتابعة.
الصورة الثالثة	:	تحفظ بالدفتر.

· وفى نهاية اليوم ... يقوم أمين الخزينة بالتأكد من تسجيل جميع إيصالات الاستلام وأذون الصرف فى كشف حركة الخزينة وإرفاق جميع المستندات بالكشف وتسليمها لإدارة الحسابات.

· تقوم إدارة الحسابات بالتسجيل بدفتر يومية الصندوق والتسجيل أيضاً بأستاذ مساعد العملاء.

· ثم تقوم إدارة المراجعة بمطابقة كشف حركة الخزينة بإيصالات استلام النقدية وفواتير البيع أو العقود أو عروض الأسعار ... وأيضاً التأكد من صحة ترحيل القيود بعد قيام إدارة الحسابات بتسجيلها.

خريطة تدفق المقبوضات بالخزينة:

2/1/2 المقبوضات بشيكات:

· يتقدم العميل لسداد الشيكات المستحقة عليه إلى إدارة المبيعات حيث تتأكد من صحة الشيك والمبلغ المستحق بالمديونية ثم تحرير إذن توريد نقدية/شيكات من أصل + صورة ... نموذج رقم (1):

الأصل	:	يسلم لأمين الخزينة.
الصورة	:	تحفظ بالدفتر.

· يقوم العميل بالتوجه إلى أمين الخزينة بالشيك وإذن التوريد حيث يقوم بتحرير إيصال استلام نقدية/شيكات من أصل + 2 صورة ... نموذج رقم (2):

الأصل	:	يسلم للعميل.
الصورة الأولى	:	ترسل إلى إدارة الحسابات.
الصورة الثانية	:	تحفظ بالدفتر.

· فى نهاية اليوم يقوم أمين الخزينة بتحرير كشف حركة الخزينة مبين بها حركة النقدية والشيكات بالخزينة ويرفق بها المستندات ثم يسلمها لإدارة الحسابات لاتخاذ الإجراءات المحاسبية اللازمة.

· كما يقوم أمين الخزينة بتحرير حافظة شيكات مسجل بها جميع أرقام الشيكات الوارده إليه وتواريخ استحقاقها وقيمتها والبنك المسحوبة عليه لإرسالها إلى البنك للتحصيل وتوقيع البنك عليها باستلام هذه الشيكات.

خريطة تدفق المقبوضات بشيكات

2/2 المدفوعات

2/1/1 المدفوعات النقدية:

· يقوم طالب صرف النقدية بتحرير إذن صرف نقدية من أصل فقط ... نموذج رقم (3):

أصل فقط

يقدم لأمين الخزينة.

· ويوقع عليه بما يفيد الاعداد ثم يعتمد من مدير الإدارة التابعة وأيضاً من مدير الإدارة المالية .

· ثم يتقدم طالب الصرف بإذن الصرف إلى أمين الخزينة الذى يسلمه النقدية ويحتفظ لديه بإذن الصرف لإرفاقه بملخص حركة الخزينة اليومى لإعادته لقسم الحسابات لإتخاذ الإجراءات المحاسبية اللازمة بشأنه .

· ولأحكام الرقابة على المدفوعات النقدية يجب أن تعتمد إذون الصرف من السادة المفوضين لهم بإعتماد الصرف المقررة باللائحة المالية كل فى حدود السلطات المنوطة له.

خريطة تدفق المدفوعات النقدية

2/2/2 المدفوعات بشيكات:

· تتقدم الجهة الطالبة للشيك إلى إدارة الحسابات التى تتولى تحرير أذن صرف الشيكات من أصل وصورة ... نموذج رقم (4) :

الأصل	:	يرسل إلى الإدارة المالية.
الصورة	:	تحفظ بالدفتر.

· ويوضح بإذن صرف الشيك كل من : مبلغ الشيك .. وتاريخ الاستحقاق .. وسبب الصرف .. والجهة المصدر إليها.. ويتم اعتماده من مدير الإدارة الطالبة للشيك.

· ثم يتم تحرير الشيك بمعرفة إدارة الحسابات وتتولى توقيع الشيك واعتماده من المفوض له سلطة توقيع الشيكات بالشركة وتستوفى باقى بيانات أذن صرف الشيك ويعتمد من المدير المالى.

· ويسلم الشيك للجهة الطالبة وتوقع على اذن الصرف بالاستلام وتتخذ الإجراءات المحاسبية.

خريطة تدفق المدفوعات بشيكات

2/3 الدورة المستندية للعهدة المستديمة:

هى العهدة التى تصرف لبعض العاملين الذين تستوجب طبيعة عملهم وجود نقدية معهم للصرف منها على متطلبات الوظيفة وهى تظل باقية فى عهدة الموظف ولا تتم تسويتها إلا عند نهاية السنة المالية ليعاد صرفها من جديد طالما أن طبية العمل تستلزم ذلك وتتم صرف العهد واستعاضتها وزيادتها أو تخفيضها طبقاً للإجراءات التالية:-

1-عند صرف العهدة أو زيادتها:-

أ-يقدم طالب العهدة إذن صرف بالقيمة المطلوب صرفها إلى إدارة الحسابات للتحقق من ضرورة وجود عهدة طرف هذا الموظف ورفع الطلب للمدير المالى لاعتماده.

ب-تقوم إدارة الحسابات بعد اعتماد الطلب بصرف العهدة.

ج- نفس الإجراءات تتبع عند زيادة العهدة.

2-عند استعاضة العهدة:-

أ-يقوم أمين العهدة بالصرف منها على متطلبات الوظيفة باستخدام إيصال صرف مؤقت من العهدة مسلسل نموذج رقم (5) ويجب أن يوقع المستفيد باستلام المبلغ وأن يرفق مستند الصرف مع الإيصال.

ب-يقوم أمين العهدة عند بلوغ رصيد العهدة70% من قيمتها أو عند نفاذها بتحرير كشف استعاضة نموذج رقم(6) تسجل فبه المبالغ المصرفة بالتفصيل من واقع إيصالات الصرف المؤقتة ويقدم الكشف مرفقاً به المستندات إلى إدارة الحسابات .

ج- تقوم إدارة الحسابات بمراجعة الكشف والمستندات وتحليل المبالغ المنصرفة بحسب الغرض من الصرف ثم تقوم بتحرير إذن صرف نقدية.

د- تقوم الإدارة المالية بمراجعة الكشف والمستندات وإذن الصرف وترفع جميعها للمدير المالى لاعتماد الصرف.

هـ- يقوم أمين الخزينة بصرف المبلغ المطلوب والموازى لإجمالى كشف الاستعاضة ويوقع أمين العهدة على أصل إذن الصرف باستلام المبلغ.

و- يسلم كشف الاستعاضة ومرفقاته مع ملخص حركة النقدية إلى الادارة المالية لإتمام عمليات المراجعة والقيد والحفظ .

ز- تقيد المبالغ المنصرفة بموجب كشف الاستعاضة كمصروفات عادية لكى يعود رصيد العهدة إلى المبلغ الأصلى لها.

2/4 الدورة المستندية للأجور والمرتبات:

· يتم حصر الوقت عن طريق بطاقة حضور وانصراف (الساركى) ... نموذج رقم (7) يوقع عليها الموظف/العامل ساعة الحضور وساعة الانصراف وتعتبر أيضاً تلك البطاقة المستند الأساسى لحصر أوقات الغياب، والمرضى، والإضافى.

· عند حضور الموظف/العامل يوقع على (الساركى) ويختم بساعة الحضور.

· فى حالات الخروج أثناء ساعات العمل الرسمية يحرر تصريح خروج بواسطة الإدارة التابعة لها الموظف/العامل وموقع عليها من المدير الإدارى بعد موافقة مدير الإدارة التابع لها الموظف ويحتوى تصريح الخروج على اسم الموظف/العامل وساعة الخروج المقرر الرجوع إليها إما إذا كان الخروج بدون عودة فيذكر ذلك بالتصريح ويحرر ذلك بالتصريح من أصل + صورة ... نموذج رقم (8):

الأصل	:	يرسل إلى الإدارة الإدارية.
الصورة	:	تسلم لمكتب أمن البوابة.

· يتجه الموظف/العامل إلى الأمن الذى يثبت من خلال التصريح بسجل خاص ساعة الخروج وساعة العودة من واقع عودة الموظف/العامل ثم بعد ذلك يقوم بمطابقته على بيانات المدة المحددة والمصرح له بها بالتصريح.

· يعاد التصريح بعد ذلك إلى المدير الادارى للحفظ .

· فى نهاية اليوم يقوم الموظف/العامل بختم (الساركى) بساعة الانصراف.

· بالنسبة لحصر وقت الإضافى فيتم عن طريق (الساركى) أيضاً.

· تقوم الإدارة التابع لها الموظف/العامل بتحرير إذن بساعات عمل إضافية من أصل + 2 صورة ... نموذج رقم (9):

الأصل	:	يحرر بمعرفة الإدارة التابع لها الموظف/العامل.
الصورة الأولى	:	ترسل إلى إدارة الشئون الإدارية.
الصورة الثانية	:	ترسل لمكتب الأمن.

· فى نهاية اليوم وبعد انقضاء الوقت الإضافى المقرر، يقوم الموظف/العامل بختم (الساركى) بساعة الانصراف.

· أخر كل شهر تقوم الإدارة الإدارية بتجميع (الساركى) ويتم تفريغ وتجميع إجمالى عدد ساعات العمل الإضافية... نموذج رقم (10) وعلى أساسه يتم احتساب الأجر الإضافى لكل موظف/عامل.

· قبل نهاية الشهر يعد كشف أجور مرتبات العاملين .. نموذج رقم(11) .. الذى يوضح الاستحقاقات (المرتب الأساسى/المرتب الإضافى/البدلات/ أية مستحقات أخرى) والاستقطاعات (حصة الشركة فى التأمينات الاجتماعية/حصة العامل/الموظف فى التأمينات الاجتماعية/ضريبة كسب العمل/الغياب/الجزاءات/أية استقطاعات أخرى) وصافى الأجر..توقيع الموظف/العامل بالاستلام.

· فى نهاية كل شهر يقوم المدير الإدارى بعمل مذكرة ترفع إلى المدير المالى تحتوى على بيان بالتعيينات الجديدة وتشتمل على:[اسم الموظف/العامل، المرتب الشهرى ، تاريخ التعيين]... نموذج رقم (12) من أصل وصورتين:

الأصل	:	يحرر بمعرفة إدارة الشئون الإدارية ويرسل إلى الإدارة المالية.
الصورة الأولى	:	يحتفظ بها بالإدارة الإدارية.

· فى جميع الأحوال تقوم الإدارة الإدارية باحتساب الجزاءات يدوياً وكذلك الخصومات التى تتم عن طريق قسمة المرتب الأساسى على 30 يوم ثم يضرب فى عدد أيام الخصم.

· فى حالة قيام الموظف/العامل بأجازة يقوم الموظف/العامل بإعداد نموذج طلب أجازة يعتمد من مدير الإدارة التابع لها.

خريطة تدفق دورة الأجور

2/5 الدورة المستندية للمشتريات

2/5/1 الدورة المستندية للمشتريات المحلية :

أ- المشتريات الغير نمطية :

وذلك بالنسبة للأصناف التى لايتم تحديد حدود دنيا للإحتفاظ بها فى مخازن الشركة وتتمثل هده المشتريات على سبيل المثال فى الآتى :

· إحتياجات تطلب لأول مرة وغير موجودة بالشركة أو مخازنها.

· الأصول الثابتة والمواد المستهلكة كالأدوات الكتابية والتى لا يخصص لها مخزن وتطلب أولاً بأول .

وفى هذه الحالة يتم إتباع الآتى :

· يتم إرسال طلب الشراء من الجهة الطالبة إلى إدارة المشتريات... نموذج رقم (13) .. ويحرر من أصل وصورة :

الأصل	:	يرسل إلى إدارة المشتريات.
الصورة	:	تحفظ بالدفتر.

· تقوم إدارة المشتريات بتحرير أمر الشراء إلى المورد المختص لتوريدها... نموذج رقم (14) .. ويحرر من أصل + 3 صور:

الأصل	:	يرسل إلى المورد .
الصورة الأولى	:	ترسل إلى قسم الحسابات .
الصورة الثانية	:	ترسل إللا إدارة المخازن للإستلام بواسطتها
الصورة الثالثة	:	تحفظ بالدفتر .

خريطة تدفق المشتريات المحلية (الغير نمطية)

ب-المشتريات النمطية :

وذلك بالنسبة للأصناف التى يتمشى معها أسلوب وضع حدود للمخزون " أدنى وأعلى نقطة للطلب" .

وفى هذه الحالة يتم أتباع الآتى :

· يقوم أمين المخزن بتحرير طلب شراء بالأصناف التى وصل رصيد مخزونها إلى نقطة إعادة الطلب حيث تحدد هذه النقطة فى ظل حالة التأكد أو عدم التأكد من معدل الطلب ، فكلما زادت درجة عدم التأكد من معدل الطلب كلما ارتفعت نقطة إعادة الطلب، وفى ظل حالة التأكد التام تنخفض نقطة إعادة الطلب إلى اقل ما يمكن حيث لاوجود لما يسمى مخزون الأمان فى هذه الحالة باقى الدورة كما سبق بيانه ( أ ) .

خريطة تدفق المشتريات المحلية(النمطية)

2/5/2 دورة المشتريات الخارجية :

فى حالة شراء ماكينات متخصصة لازمة للصناعة فإنه يتم استيرادها من الخارج ويتم ذلك باتباع الخطوات التالية :

1- يتم تحرير طلب إستيراد (Importation Request)بالأصناف المطلوبة واعتماده من رئيس مجلس الإدارة ... نموذج رقم (15) ... ثم يتم إرسال خطاب إلى المورد بموافاة الشركة بالفاتورة المبدئية للأصناف الثابتة المطلوب شراءها للمصنع .

2- بعد ذلك ترسل صورة الفاتورة المبدئية مع طلب الإستيراد المعتمد من سلطة الإعتماد للإدارة المالية لإتخاذ إجراءات الإستيراد من الخارج للأصناف المطلوبة .

3- ثم تقوم إدارة الحسابات بتحرير طلب استيراد من الخارج للحصول على موافقة مصلحة الجمارك لتحديد البند الجمركى ثم بعد الحصول على موافقة مصلحة الجمارك يحرر عقد فتح إعتماد مستندى ووضع كافة الشروط الخاصة بالإستيراد والتى تم الإتفاق عليها مسبقاً مع المورد .

4- يتم إرسال المستندات كاملة للبنك شاملة الإقرارات المطلوبة وكذلك الفاتورة المبدئية المعتمدة لفتح الإعتماد حيث يقوم المورد بإخطار الشركة بتكلس أو فاكس بتاريخ وصول البضاعة وتاريخ شحن البضاعة . ويتم إرسال نسخة اصلية ثالثة من مستندات الشحن للشركة مباشرة لتقوم بالتخليص على البضاعة فى حالة تأخر المستندات الأصلية عن طريق البنك .

5- بعد ورود المستندات يتم تظهيرها من قبل البنك وتسليمها للملخص الجمركى المتعاقد مع الشركة ليقوم بإتخاذ إجراءات التخليص وقبل الإفراج النهائى يقوم بإخطار الإدارة المالية بالرسوم الجمركية المستحقة للجمارك لاستخراج شيك بالرسوم الجمركية .

6- يتم الإفراج النهائى بعد سداد الرسوم الجمركية وانهاء اجراءات التخليص والتأكد من عدم وجود عيوب ونقل البضاعة بمعرفة المخلص إلى مخازن الشركة .

· عقب ورود البضاعة إلى الشركة يقوم المدير الفنى ومدير الإنتاج بفحص البضاعة والتأكد من صلاحيتها ثم يحرر أمين المخزن إذن لإضافة البضاعة مع موافاة الإدارة التجارية والمخازن بصورة من الفاتورة التجارية وقائمة المحتزيات لمراجعة الأصناف الموجودة على ما هو موجود بالفاتورة .

· فى حالة وجود توالف يحرر محضر إثبات حالة لإخطار التامين والمطالبة بالتعويضات وفقاً لوثيقة التأمين .

· تقوم الإدارة المالية بحفظ فاتورة التخليص مع إذن إضافة المخازن مع إيصالات مصاريف النولون والتحميل والتفريغ مرفقاً بها كافة المستندات الخاصة بالرسالة ثم يتم إتخاذ الإجراءات المحاسبية اللازمة بعد إنتهاء الأدارة المالية من قيد المستندات بحساب الإعتمادات المستندية وقفل الإعتمادات المستندى لأضافته للمخازن .

· يتم تحرير قائمة تكلفة اعتماد مستندى توضح بها التكلفة البنكية للاعتماد المستندى والتى تشمل قيمة المستندات الواردة على فاتورة الإعتماد والمصروفات البنكية والتخليص والجمارك حتى إضافة الأصناف إلى المخازن .

· يحرر ... نموذج رقم (16)... من اصل + صورة وتوزيع كالتالى:

الأصل	:	.. قسم الحسابات.
الصورة	:	.. قسم التكاليف.

· تقوم إدارة التكاليف بتحديد متوسط تكلفة الوحدة من الصنف وتسجيلها فى سجل المواد الواردة وبطاقة الصنف.

· فى حالة تعدد الأصناف داخل الرسالة الواحدة فإنه يتم توزيع مصروفات الإستيراد والشراء على الأصناف بإستخدام الأسس المناسبة للتوزيع .

خريطة تدفق المشتريات الخارجية

2/6 دورة التخزين والصرف والإرتجاع (المخازن) :

أ- دورة التخزين (إضافة المشتريات بالمخازن):

1 - عند وصول المشترياتللمخازن يتم تشكيل لجنة وذلك لاستلام الأصنافالواردة وفحصها من النواحى الفنية والمواصفات ومطابقة فاتورة المورد مع أمر التوريد السابق اعداده–- وتتكون اللجنة من :

· امين المخزن ………… والتى ستضاف إلى عهدته .

· عدد 2 عضو فنى ………لفحص الخام من ناحية المواصفات .

· مندوب الأمن …………لحصر العدد مع أمين المخزن .

ثم تقوم اللجنة بتحرير محضر فحص وأستلام ... نموذج رقم (17) ... من اصل + صورة:

الأصل	:	... قسم الحسابات
الصورة	:	تحفظ بإدارة المخازن

2 –بناء على محضر الفحص والإستلام يقوم أمين المخزن بإضافة الأصناف إلى المخزن الخاص به بإصدار إذن إضافة ــ بتفصيلى البضاعة الواردة ... نموذج رقم (18) ... من أصل + 2 صور :

الأصل	:	... قسم الحسابات
الصورة	:	... إدارة المخازن
الصورة الثانية	:	... تحفظ بالمخزن

3 –ثم يتولى أمين المخزن قيد الإضافة بكروت الصنف ... نموذج رقم (19) ... وحفظ البضائع بالمكان المناسب لها بالمخازن .

خريطة تدفق دورة إضافة المشتريات بالمخازن

ب –دورة الصرف من المخازن :

1 –تقوم الإدارة الطالبة بتحرير طلب صرف أصناف من المخزن بعد التوقيع عليه بالموافقة من مدير الإدارة ... نموذج رقم (20) ... من أصل + صورة .

الأصل	:	يرسل إلى إدارة المخازن
الصورة	:	تحفظ لدى الإدارة الطالبة

2 –يقوم أمين المخزن ــ فى حالة وجود الأصناف المطلوب صرفها ــ بتحرير إذن صرف أصناف ... نموذج رقم(21) ... من أصل + 2 صور .

الأصل	:	قسم الحسابات
الصورة	:	إدارة المخازن ( حفظ بالدفتر بعد توقيع المستلم عليها ) .
الصورة الثانية	:	تحفظ لدى الإدارة الطالبة

3 –ثم يقوم أمين المخزن بإثبات الصرف بكارت الصنف الخاص بما تم صرف ... نموذج رقم (19) .

خريطة تدفق دورة الصرف من المخازن

ج –دورة الارتجاع :

الدورة المستندية للمواد المرتجعة للموردين :

· عند وجود عيب بالبضاعة يظهر بعد استلامها وإضافتها للمخازن تقوم الإدارة الطالبة بتشكيل لجنة لفحص البضاعة وتحديد كل من الكميات التى يتم رفضها وأسباب الرفض .. ويحرر إذن ارتجاع أصناف لمورد ... نموذج رقم (22) ... من أصل + 2 صورة .

الأصل	:	يسلم الأصل لإدارة المخازن لاتخاذ اللازم نحو استبعاد الكميات المرفوضة من المخازن .
الصورة الأولى	:	تسلم صورة لقسم المالية للاتصال بالمورد وتحديد كيفية تسليمه المردودات .
الصورة الثانية	:	تحفظ الصورة الأخيرة لدى لجنة الفحص المشكلة من الادارة الطالبة .

الدورة المستندية لأصناف هالكة وغير صالحة للاستخدام :

· وهى دورة ارتجاع الأصناف غير الصالحة للاستخدام من اصول وخلافه ويتم الاحتفاظ بها بمخزن الهالك ـ إن وجد ـ لحين التصرف فيها ويحرر إذن ارتجاع هالك ... نموذج رقم (23) ... من أصل + 2صورة :

الأصل	:	يسلم الأصل إلى مخزن الهالك والمخلفات .
الصورة الأولى	:	تسلم الإدارة المالية .
الصورة الثانية	:	تحفظ بالجهة التى قامت بالارتجاع .

خريطة تدفق دورة الارتجاع للموردين

خريطة تدفق دورة الأصناف الهالكة والغير صالحة للاستخدام

2/6الدورة المستندية للمبيعات :

· تقوم إدارة المبيعات بتحرير .. طلب عميل .. بناءً رغبات العميل وفيه يتم تحديد دقيق لكل صنف على حدة ( كمية – سعر الوحدة – الإجمالى - مواصفات الصنف - مكان التسليم – طريقة السداد )... نموذج رقم (24) ... من أصل + 2صورة ... موقعاً عليه من العميل وكذلك من المعد لهذا النموذج:

الأصل	:	تسلم إلى إدارة المخازن
الصورة الأولى	:	تسلم للعميل
الصورة الثانية	:	تحفظ بإدارة المبيعات

· تقوم إدارة المبيعات بتحرير الفاتورة بناء على طلب العميل بالكميات المطلوبة ... نموذج رقم (25) ... من أصل + 4 صور :

الأصل	:	يسلم للعميل للسداد بموجبها والاستلام
الصورة الأولى	:	ترسل إلى إدارة الحسابات
الصورة الثانية	:	ترسل إلى المخزن الذى يقوم بتسليم الكميات المطلوبة
الصورة الثالثة	:	تحفظ بملف العميل
الصورة الرابعة	:	تحفظ بدفترالفواتير بإدارة المبيعات

خريطة تدفق دورة المبيعات

3 –الدليل المحاسبى :

3/1 الغرض من الدليل المحاسبى

يقوم الدليل المحاسبى المقترح على فكرة تجميع الحسابات المتشابهة فى مجموعات رئيسية ثم أعطاء المجموعات أرقاماً مميزه لها .

وكل مجموعة تتكون من عدد من الحسابات وهذا الاسلوب يضمن تحقيق الأهداف التالية : -

1 –دقة وسهولة التوجيه المحاسبى .

2 –سرعة إظهار النتائج وعرض التقارير والمراكز المالية .

3 –تحقيق الرقابة وضمان سرية العمل .

4 –إمكان ادخال الحاسبات الآلية دون حاجة لاعادة تنظيم الحسابات المالية .

وقد تم اقتراح الدليل المحاسبى بحيث يشمل على جميع الحسابات التى يمكن أن تستعمل بالشركة وذلك وفقاً للقوانين المعمول بها وعلى الأخص قانون الشركات 159 لسنة 1981 ولائحته التنفيذية التى توضح النماذج الخاصة بالقوائم المالية لشركات الأموال، وجاء ترتيب الحسابات بالدليل وما يتفق مع تصوير القوائم المالية وفقاً للقانون السابق ذكره ولائحته التنفيذية .

3/1 التوجيه المحاسبى :

يتم الترحيل إلى الحسابات بدفتر الاستاذ العام وفقاً لرقم الحسابات العام ، وفى حالة وجود دفتر أستاذ مساعد فإنه يضاف الرقم المساعد إلى الرقم العام وكذلك فى الحساب الفرعى يضاف الرقم الفرعى إلى كل من الرقم المساعد والرقم العام .

ونوضح فيما يلى ملخص حسابات بالدليل وهو ينقسم إلى ثلاثة أقسام :

المجموعات المحاسبية	الرقم الرئيسى
القسم الأول - حسابات الميزانية :
مجموعة حسابات الأصول	100
مجموعة حسابات الخصوم	200

القسم الثانى - حسابات التشغيل :
مجموعة حسابات المصروفات	300
مجموعة حسابات الإيرادات	400

القسم الثالث – حسابات النتيجة :
حسابات النتيجة	900

3/4 شرح دلالة حسابات الدليل :

11 –الأصول الثابتة:

تشمل الأصول الثابتة التى تمتلكها الشركة بقصد استخدامها فى الانتاج ، وقد تأخذ هذه الأصول شكلاً منقولا أو غير منقول أو مشتراة من الغير .

وتظهر الأصول الثابتة بالتكلفة متضمنة جميع المصروفات الخاصة بالاقتناء والتركيب ، وتتضمن هذه التكلفة ما يلى :

1 –تكلفة الشراء وتتضمن قيمة الفاتورة المسددة مضافاً إليها جميع المصاريف اللازمة حتى وصول الأصل للشركة .

2 –مصرفات التركيب وتشمل أجور المهندسين والعمال سواء من العاملين بالشركة أو الغير من خارجها وأى مصروفات أخرى لازمة للتركيب .

3 –قيمة الانشاءات والقواعد التى يثبت عليها الأصل واللازمة لتركيبه، وقد تتضمن فوائد التمويل حتى بداية استخدام الأصل، ويستبعد من قيمة الأصول تكلفة الأصول المستبعدة بالبيع والتخريد .

111 - الأراضى:

ويشمل هذا الحسلب قيمة الأراضى المملوكة للشركة ويحمل بقيمة الأراضى وجميع المصروفات المسددة حتى تأول ملكية الأرض للشركة .

112 - المبانى:

يحمل هذا الحساب بقيمة الانشاءات التى تتم بكامل قيمتها بما فيها تكلفة العملة بداخل أو خارج الشركة ـ نوعها الموجود ملك الشركة حيث يجعل هذا الحساب مدين باجمالى تكلفة المبانى .

113- الآلات والمعدات:

يحمل هذا الحساب بقيمة الآلات والعدد التى تستخدم فى أغراض الشركة على أن تتضمن تكلفتها كافة البنود السابق الإشارة لها فى البند (11) . ويمكن تقسيم هذا الحساب إلى حسابات مساعدة حسب مواقع الآلات والهدف منها ويجعل هذا الحساب مدين بإجمالى تكلفة الآلات ويجعل دائناً عند استبعاد أى قيمة للآلات .

114- سيارات الركوب:

يشمل هذا الحساب تكلفة شراء وسائل النقل والانتقال وتتكون التكلفة من الآتى :

أ - قيمة الاعتماد المستندى المفتوح لاستيرادها بالنسبة للمستورد منها أو قيمة فاتورة المورد المحلى بالنسبة للمشترى محلياً .

ب- تكلفة تجهيز وسائل النقل والانتقال حتى تصبح صالحة للاستخدام والتشغيل وتتمثل فى تكلفة تصنيع صناديق سيارات النقل وخلافه ، ويقسم هذا الحساب إلى الحسابات المساعدة الآتية :

· سيارات الركوب وتشمل السيارات الملاكى والاتوبيس وغيرها وأى وسائل أخرى مخصصة لانتقال العاملين .

· سيارات النقل .

· وسائل نقل وانتقال أخرى .

115- الأثاث المكتبى:

ويمثل هذا الحساب تكلفة شراء الأثاث والمعدات المكتبية اللازمة وأجهزة التكييف ويفرد حساب فرعى مستقل لكل مجموعة متجانسة منها حتى يمكن تطبيق معدل اهلاك مناسب عليها .

117- المعدات المكتبية:

يحمل هذا الحساب بتكلفة شراء الآلات الكاتبة والأجهزة الكهربائية وشبكة الاتصالات من قيمة فاتورة المورد المحلى بالنسبة للمشترى المحلى .

12- مشروعات تحت التنفيذ:

ويمثل هذا الحساب قيمة الأصول الثابتة والتى لم يتم استكمال إنشائها أو تركيبها وتهيئتها للاستخدام ، وكذلك المبالغ المدفوعة مقدماً لحساب شراء أصول ثابتة وتكلفة الاعتمادات المستندية الخاصة بشراء أصول ثابتة .

الأصول المتداولة :

15 - الاعتمادات المستندية :

· ويمثل هذا الحساب كافة المصروفات المدفوعة لفتح اعتمادات مستندية لاستيراد بضائع والتى تشمل مصروفات وعمولات البنك وغطاء هذه الاعتمادات وأى مصرفات أخرى تكون مدفوعة أو مستحقة على الاعتماد حتى وصول البضائع للمخازن ويجعل دائناً بأجمالى التكلفة الخاصة بالبضائع المسلمة بالمخازن ويمثل رصيد الحساب قيمة الاعتمادات المفتوحة ولم تصل بضائعها حتى تاريخه.

· ويخصص للاعتمادات المستندية سجل خاص يفرد حساب مستقل لكل اعتماد تحلل فيه المصروفات الخاصة بالاعتماد ويحتوى على جميع البيانات الخاصة بالاعتماد .

· ويستخرج فى نهاية الفترة المالية ميزان مراجعة لهذا السجل بحيث تطابق مجموع أرصدة الاعتمادات المستندية بالاستاذ العام مع رصيد هذا الحساب .

16 - العملاء :

ويشتمل هذا الحساب على قيمة المبيعات الآجلة للشركة ويمثل هذا الحساب إجمالى حسابات العملاء ، ولذلك يتم تخصيص استاذ مساعد لحسابات العملاء مع تخصيص حساب مستقل لكل عميل على حده مع استخراج ميزان مراجعة للاستاذ المساعد فى نهاية كل فترة مع مراعاة ضرورة تطابق مجموع أرصدة حسابات العملاء فى هذا الميزان مع رصيد الحساب الاجمالى للعملاء بالاستاذ العام فى نهاية نفس الفترة .

· يجعل هذا الحساب مديناً بقيمة المبيعات الآجلة التى يحمل بها العملاء سواء من واقع الفواتير أو اشعارات الخصم .

· يجعل الحساب دائناً بقيمة التحصيلات النقدية أو الشيكات أو بقيمة أوراق القبض المقدمة من العملاء وبقيمة مردودات المبيعات والخصم المسموح به .

مع مراعاة فى حالة رفض أوراق قبض عند التحصيل يجعل الحساب مديناً بقيمتها مرة أخرى .

17 - أوراق القبض:

· يمثل هذا الحساب حركة ما يقدمه الغير للشركة من شيكات مؤجلة أو أخرى وما يتم تحصيلها منهم .

· ويجعل هذا الحساب مديناً بقيمة أوراق القبض المقدمة من الغير وذلك بقيمة ما حصل منه أو ما أرسل للتحصيل.

· ويجب أن يتطابق رصيد الحساب فى نهاية الفترة المالية مع مجموع أوراق القبض التى لم يتم تحصليها .

18- أرصدة مدينه أخرى :

ويشمل هذا الحساب جميع الحسابات المدينة غير المرتبطة بعمليات المتاجرة ويقسم إلى الحسابات الفرعية التالية : -

1801- مصروفات مدفوعة مقدماً:

ويظهر هذا الحساب قيمة المصروفات المسددة فى الفترة المحاسبية ولكنها تخص فترة أو فترات تالية .

1802- تأمينات لدى الغير:

يجعل هذا الحساب مديناً بما يدفع للغير كتأمين عن عقود أو ارتباطات ويجعل دائناً بما يسترد من هذه التعليمات .

ويمكن تقسم هذا الحساب إلى حسابات تفصيلية حسب نوع التأمين ( تأمين ابتدائى، نهائى، تأمينات أخرى ) .

1804- سلف عاملين:

يظهر هذا الحساب ارصدة السلف المستحقة على العاملين بأن يجعل مديناً بأرصدة السلف المستحقة عليهم فى أول المدة ، ويجعل مديناً بقيمة السلف الممنوحة لهم خلال الفترة ودائناً بما يتم تحصيله من هذه السلف .

1805- العهد المستندية:

يمثل هذا الحساب المبالغ التى يستلمها العاملين بالشركة والمسئول عن الفرع كعهد مستديمة تجدد قبل انتهائها وذلك للصرف على بعض أمور الفرع أو الشركة المعتادة .

ويجعل هذا الحساب مديناً بقيمة المبالغ المسلمة لأمين العهدة ودائناً بقيمة المصروفات المقدم عنها كشف مرفق به الفواتير الدالة على الصرف ، ويمكن تقسيم هذا الحساب إلى حسابات فرعية كل حساب باسم صاحب ( مسئول ) العهدة .

18- النقدية بالبنوك:

وتنقسم حسابات البنوك إلى حسابات بنوك عملة محلية وبنوك عملات أجنبية ونقترح أن تقسم البنود سواء كانت عملات أجنبية أو محلية كالتقسيم التالى : -

1 –بنوك متحصلات:

يخصص حساب أو مجموعة حسابات يتم من خلالها تحصيل الشيكات الواردة للشركة ويجبب أن يكون هذا البنك مشترك فى غرفة المقاصة بالبنك المركزى لسرعة تحصيل الشيكات ويمثل الجانب المدين رصيد أول المدة والايداعات النقدية والشيكات المحصلة والتحويلات الواردة من الفروع .ويمثل الجانب الدائن الشيكات المسحوبة والشيكات المرتدة .

ويعتبر هذا البنك بمثابة خزينة يتم من خلالها تجميع التدفقات النقدية الخاصة بالشركة ككل ويتم السحب منه لتغطية احتياجات باقى البنوك وخزينة الشركة ويمكن ربط الودائع بهذا البنك لمواجهة الالتزامات المستقبلية .

2 – بنوك شيكات مسحوبة:

يتم من خلال هذا الحساب سحب الشيكات للموردين ويتم تحويلة من خلال البنك السابق (متحصلات) ويمثل الجانب المدين رصيد الحساب والايداع النقدية ويمثل الجانب الدائن قيمة الشيكات المسحوبة على الشركة .

3 –بنوك تسهيلات إئتمانية:

ويتم من خلال هذا الحساب عمليات السحب على المكشوف والقروض طويلة الاجل ويتم من خلاله فتح الاعتمادات المستندية وإصدار خطابات الضمان .

ويمثل الجانب المدين من الحساب قيمة رصيد البنك والايداعات ويمثل الجانب الدائن قيمة المبالغ المخصومة عن الاعتمادات المستندية وغطاءات خطابات الضمان ومصروفات خدمة القروض ويجب أن يراع تخصيص حساب مستقل بالاستاذ العام لكل بنك .

1901- نقدية بالصندوق:

يمثل هذا الحساب حركة النقدية بخزينة الشركة ، وفى حالة تعدد خزائن الشركة يراعى تخصيص حساب فرعى لكل خزينة على أن يتم تجميع الحسابات الفرعية لتحديد رصيد الخزينة الإجمالى ويجب أن يتطابق رصيد حساب أى من هذه الخزائن فى أى تاريخ مع محضر جرد الخزينة فى نفس التاريخ .

110- أصول أخرى:

يشمل هذا الحساب الحسابات الفرعية التالية .

11001- مصروفات التأسيس:

وتتمثل فى كافة تكاليف تكوين الشخصية الاعتبارية للشركة مثل تكاليف العقد الابتدائى والنظام الأساسى والتسجيل والنشر ……الخ .

11002- نفقات إيراديه مؤجلة:

يحمل هذا الحساب بالمصروفات الايرادية بطبيعتها والتى تفيد أكثر من سنة مالية .

ويراعى اهلاك هذه المصروفات على عدة فترات مالية مناسبة وتتراوح عادة بين 5:3 سنوات .

الخصوم :

21- رأس المال :

ويمثل هذا الحساب رأس مال الشركة المدفوع ، ويمكن أن يقسم هذا الحساب إلى حسابات فرعية يخص حساب لكل حصة.

22- الاحتياطيات:

الاحتياطيات :

ويمثل هذا الحساب المبالغ المجنيه من الأرباح لتكوين الاحتاطيات المختلفة بالشركة ، ويمكن تقسيم هذا الحساب إلى حسابات فرعية حسب طبيعة الاحتياطيات .

23-الأرباح المرحلة:

ويمثل هذا الحساب الجزء أو كل الأرباح التى قررت الشركة عدم توزيعها وترحيلها إلى الأعوام القادمة .

24-المخصصات :

ويمثل هذا الحساب مجموع المبالغ المحملة على الحسابات الختامية لمقابلة الالتزامات الآتية

مخصصات الاهلاك:

يمثل هذا الحساب قيمة مجمع اهلاك الأصول الثابتة التى يتم تحميلها سنوياً على الحسابات الختامية طبقاً للقواعد والمعدلات الموضوعة فى هذا الشأن ، ويراعى أن يخصص حساب مستقل لمجمع اهلاك كل بند من بنود الأصول الثابتة .

2412- مخصص الديون المشكوك فى تحصيله:

يمثل هذا الحساب قيمة ما يتم تحميله على حساب الأرباح والخسائر لمقابلة التزام احتمال عدم سداد بعض المدينين للمديونيات المستحقة عليهم وذلك نتيجة فحص مفردات هذه الديون وتحديد مدى امكانية تحصيل هذه الديون على اختلاف أنواعها .

26- بنوك دائنة:

ويمثل هذا للحساب حركة الائتمان قصيرة الأجل الذى تحصل عليه الشركة من البنوك ويستحق السداد فى مدة تقل عن سنة مالية ويراعى أن يخصص للسحب على المكشوف بدون ضمان أو للسحب مقابل ضمان تقدمه الشركة وأن يخصص لكل بنك حساب مستقل ، وتتم مطابقة الرصيد الدفترى لكل حساب فى نهاية كل شهر مع رصيد كشف حساب البنك ويتم عمل مذكرات تسوية الازمة فى حالة عدم التطابق ومتابعة المعلقات فى الفترات التالية للتأكد من تسويتها .

27- الموردون:

يمثل هذا الحساب إجمالى حسابات الموردين نتيجة حركة الائتمان قصيرة الأجل الذى تحصل عليه الشركة منهم ويستحق سداده فى مدة تقل عن سنة مالية ، مقابل قيمة ما يتم توريده للشركة من أصول ثابتة أو بضائع أو أخرى .

ويجعل هذا الحساب دائناً بقيمة المشتريات من الأصول الثابتة أو الخدمات أو البضائع ، ومديناً بالتسديد للموردين وبقيمة أوراق الدفع المقدمة لهم من الشركة ، وبقيمة مردودات المشتريات .

ويخصص لحسابات الموردين استاذ مساعد يفتح فيه لكل مورد حساب مستقل ، ويستخرج ميزان مراجعة للاستاذ المساعد فى هذا نهاية نفس الفترة ، ويجب أن تتطابق مجموع أرصدة حسابات الموردين فى هذا الميزان مع رصيد الحساب الاجمالى للموردين بالاستاذ العام فى نهاية نفس الفترة ويخصص حساب مستقل لكل من الموردين الخارجيين والموردين المحليين .

28- اوراق الدفع:

يمثل هذا الحساب حركة ما تقدمه الشركة للموردين من كمبيالات أو شيكات مؤجلة الدفع وما يتم سداده منها ويجعل دائناً بقيمة أوراق الدفع المقدمة للموردين ومديناً بقيمة المسدد منها ويجب ان يتطابق رصيد هذا الحساب فى نهاية الفترة المالية على مجموع أوراق الدفع التى لم يتم سدادها ويخصص حساب مستقل لكل من أوراق الدفع الخارجية والمحلية .

29-حسابات دائنة أخرى:

وينقسم هذا الحساب إلى الحسابات التالية :

2901- تأمينات للغير:

ويمثل هذا الحساب حركة ما يدفعه الغير للشركة أو ما يخصم من مستحقات كتأمينات مقابل ضمان تنفيذ تعهداتهم قبل الشركة ، وما يرد من هذه التأمينات .

ويجعل دائناً بما يحصل من الغير أو ما يستقطع من مستحقاتهم طرف الشركة كتأمين ومديناً بقيمة ما يرد لهم من هذه التأمينات ، ويستخرج فى نهاية الفترة المالية كشوف تفصيلية لهذه التأمينات يجب أن يتطابق مجموعها على رصيد هذا الحساب .

2902- مصلحة الضرائب ( الضريبة الموحدة ـــ كسب العمل ) :

ويتمثل هذا الحساب فى قيمة ضرائب كسب العمل المستحقة على العاملين ولم يتم سدادها .

ويجعل هذا الحساب دائناً بقيمة المستحق للمصلحة ومديناً بالسداد منها

2903- هيئة التأمينات الاجتماعية:

ويمثل هذا الحساب قيمة المستحق للهيئة العامة للتأمينات الاجتماعية ( حصة العامل والشركة ) ولم يتم سدادها ، ويجعل دائناً بقيمة المستحق للهيئة ومديناً بالسداد منه .

2904- مصروفات مستحقة:

يمثل هذا الحساب حركة المصروفات المستحقة فى نهاية الفترة المالية والخاصة بالأجور والمصروفات العمومية مثل الكهرباء والمياه ومصروفات الصيانة والايجارات وتليفونات وتلغرافات والفوائد المدينة والأتعاب المهنية ويجعل دائناً بهذه المصروفات المستحقة ومديناً بما يسدد من الرصيد الافتتاحى خلال السنة المالية .

وتعد فى نهاية الفترة المالية كشوف تفصيلية بالمصروفات المستحقة ويجب أن يتطابق مجموع هذه الكشوف مع رصيد هذا الحساب .

2905- الأجور المستحقة:

ويتمثل هذا الحساب المبالغ المستحقة للعاملين سواء عمولات أو مرتبات ويمثل الجانب المدين قيمة المبالغ المسددة للعاملين كعمولة أو مرتب ويمثل الجانب الدائن قيمة المبالغ المستحقة للعاملين .

4 - المجموعة الدفترية والسجلات المالية :

تتكون المجموعة الدفترية من :-

4/1 - الدفاتر الاصلية:

4/1/1 دفتر اليومية العامة .

4/1/2 دفتر الجرد .

4/2 - اليوميات المساعدة:

4/2/1 دفتر يومية خزينه المصنع .

4/2/2 دفتر يومية البنوك .

4/2/3 دفتر يومية مشتريات خامات و مستلزمات انتاج .

4/2/4 دفتر يومية المبيعات .

4/2/5 دفتر يومية التسويات .

4/3 - دفاتر الاستاذ:

4/3/1 دفتر أستاذ عام .

4/3/2 دفاتر أستاذ مساعد :

4/3/2/1 دفتر أستاذ مساعد عملاء .

4/3/2/2 دفتر أستاذ مساعد موردين .

4/3/2/3 دفتر أستاذ مساعد حسابات مدينه .

4/3/2/4 دفتر أستاذ مساعد حسابات دائنه .

4/3/2/5 دفتر أستاذ مساعد المخازن .

4/4 - السجلات التحليلية:

4/4/1 سجل تحليل الاعتمادات المستندية .

4/4/2 سجل متابعة خطابات الضمان .

4/4/3 سجل تحليل المصروفات الجارية .

4/4/4 سجل الاصول الثابتة .

4/4/5 سجل متابعة الشيكات برسم التحصيل .

4/4/6 سجل الموردين .

4/4/7 سجل متابعة أوامر الشراء .

وقد تم اقتراح هذه المجموعة الدفترية طبقاً للطريقة الفرنسية مع إضافة يومية التسويات للمميزات التالية .

· وجود يومية عامه يقيد بها جميع عمليات الشركة سواء يومياً ـ للعمليات التى ليس لها يومية مساعدة ـ أو شهرياً مع اليوميات المساعدة .

· وجود يوميات مساعدة للعمليات المتكررة الحدوث مثل النقدية ، البنوك ، المبيعات ، المشتريات.

· وجود دفاتر احصائية أو تحليلية تتفق واحتياجات الادارة العلياً .

وتعتبر هذه الطريقة فى القيد خليطاً بين الطريقتين الفرنسية والانجليزية بما يسمح بالاستفادة من مزايا كل منهما .

وسنورد فيما يلى شرحاً لهذه المجموعة الدفترية :-

4/1 - الدفاتر الأصلية:

4/1/1 - دفتر اليومية العامة:

وهو يمثل دفتر القيد الرئيسى ، ويتم التسجيل فيه من واقع أذون قيد اليومية العامة .

وتسجل فيه القيود التالية :

أ –القيود المركزية الشهرية لدفاتر اليوميات المساعدة .

ب-العمليات التى ليس لها دفتر يومية مساعدة .

ج –قيود التسويات الجردية التى تجرى عند اعداد المراكز المالية الشهرية أو السنوية للشركة .

د –قيود فتح واقفال الدفاتر فى بداية ونهاية كل عام مالى .

4/1/2 - دفتر الجرد:

وفيه يتم تسجيل قوائم الجرد السنوية التى تعدها الشركة فى نهاية كل سنه مالية والموقع عليها من القائمين بالجرد .

4/2 - اليوميات المساعدة:

4/2/1 دفتر يومية الخزينة:

ويخصص لإثبات حركة المقبوضات والمدفوعات التى تتم بالخزينة، وتقيد هذه العمليات يومياً أولا بأول ثم ترحل إلى الحسابات بدفاتر الاستاذ المساعد .

ويستخدم لهذا الغرض دفتر ذو خانات تحليلية مكون من ستة عشر خانه بالاضافة إلى خانه للبيان وأخرى لرقم القيد وتاريخه فى كل جانب .

ويخصص الجانب الأيمن لاثبات حركة المقبوضات بأنواعها ، كما يخصص الجانب الأيسر لاثبات حركة المدفوعات بأنواعها كالاتى :

أولاً : جانب مقبوضات الصندوق :

أ –تخصص خانتين للمقبوضات إحداهما نقدية والأخرى شيكات طرف الخزينة .

ب- تخصص خانه لاجمالى الحركة بعد خانتى النقدية وشيكات طرف الخزينة .

ج- الأعمدة التحليلية تخصص لأنواع الحسابات الأخرى والتى تمثل الطرف الدائن من القيد .

د- يتم القيد بهذا الجانب من الدفتر من واقع ايصالات استلام النقدية / الشيكات طبقاً لتسلسلها .

ه- فى نهاية كل شهر يتم تجميع خانات جانب المقبوضات رأسياً وتتم مطابقة مجاميع الأعمدة التحليلية مع مجموع خانتى النقدية والشيكات طرف الخزينة وخانه الاجمالى .

ويجرى القيد المركزى الشهرى بدفتر اليومية العامة للمقبوضات النقدية وشيكات كالاتى :

×××		من حـ / النقدية بالبنوك أو الصندوق
		×× نقدية بالخزينة
		×× شيكات بالخزينة
×××		من مذكورين

	×××		إلى مذكورين

		إجمالى المقبوضات النقدية وشيكات خلال شهر ......
ثم يرحل القيد إلى الحسابات المختلفة بدفتر الاستاذ العام .

ثانياً : جانب مدفوعات الصندوق :

أ –تخصص خانتين للمدفوعات إحداهما نقدية والأخرى شيكات طرف الخزينة .

ب- تخصص خانه لاجمالى الحركة بعد خانتى النقدية وشيكات طرف الخزينة .

ح- الأعمدة التحليلية تخصص لأنواع الحسابات الأخرى والتى تمثل المثل الطرف المدين من القيد .

د- يتم القيد بهذا الجانب من الدفتر من واقع أذون صرف النقدية طبقاً لتسلسلها وكذلك قسائم ايداع الشيكات للتحصيل طرف البنك .

هـ- فى نهاية كل شهر يتم تجميع خانات جانب المدفوعات رأسياً وتتم مطابقة مجاميع الأعمدة التحليلية مع مجموع خانتى النقدية والشيكات طرف الخزينة وخانه الاجمالى .

ويجرى القيد المركزى الشهرى بدفتر اليومية العامة للمدفوعات النقدية وشيكات كالاتى :

×××		من مذكورين

	×××		إلى حـ / النقدية بالبنوك والصندوق
			×× نقدية بالخزينة
			×× شيكات بالخزينة
	×××		إلى مذكورين
		إجمالى المدفوعات النقدية وشيكات خلال شهر
ثم يرحل القيد إلى الحسابات المختلفة بدفتر الاستاذ العام .

4/2/3 - دفتر يومية البنوك:

ويخصص لاثبات المعاملات التى تتم مع البنوك يومياً ويرحل منه إلى الحسابات بدفاتر الاستاذ المساعدة أولاً بأول ويستخدم لهذا الغرض دفتر ذو خانات تحليلية مكون من ستة عشر خانه بالاصناف إلى خانه للبيان وأخرى لرقم القيد وتاريخه بكل جانب .

ويمكن استخدام دفتر واحد لجميع البنوك التى تتعامل معها الشركة على أن يقسم من داخله إلى أجزاء بحيث يخصص لكل بند جزء من الدفتر .

ويكون توزيع الخانات كما يلى :

أ –تخصص خانتين بكل جانب من الدفتر إحداهما النقدية والاخرى للشيكات برسم التحصيل .

ب- تخصص خانه بكل جانب " المقبوضات والمدفوعات " لاجمالى الحركة .

ج- بالنسبة للحسابات المفتوحة بالعملات الأجنبية يراعى تخصص خانه بكل جانب يتم القيد فيها بأصل العملة .

د- تخصص خانه بالجانب الأيسر بجانب خانه البيان لقيد أرقام الشيكات الصادرة طبقاً لتسلسلها .

هـ- الأعمدة التحليلية تخصص لأنواع الحسابات الأخرى المدينة والدائنة المكملة للقيد بالدفاتر .

و- يتم القيد بجانب المقبوضات من قسائم ايداع النقدية والشيكات واشعارات الاضافة .

ز - يتم لقيد بجانب المدفوعات من واقع أذون صرف الشيكات واشعارات الخصم .

ح- فى نهاية كل شهر يتم تجميع خانات كل جانب من جانبى الدفتر ويطابق مجموع الأعمدة التحليلية مع مجموع عمود اجمالى الحركة بكل جانب .

ط –يجرى القيد المركزى الشهرى بدفتر اليومية العامة للبنوك كالآتى : -

×××		من حـ / النقدية بالبنوك والصندوق
		×× نقدية بالبنوك
		×× شيكات برسم التحصيل
×××		من مذكورين

	×××		إلى حـ/النقدية بالبنوك والصندوق
			×× نقدية بالبنوك
			×× شيكات برسم التحصيل
	×××		إلى مذكورين

		إجمالى حركة بنك ..... خلال شهر .....
ثم يرحل القيد إلى الحسابات المختلفة بدفتر الأستاذ العام .

وتتم مطابقة كشف حساب البنك الشهرى مع القيد بدفتر يومية البنوك واعداد مذكرات التسوية .

ويوضح نموذج رقم (28) تقسيم جانب المقبوضات بدفتر يومية البنك بالجنيه المصرى .

ويوضح نموذج رقم (29) تقسيم جانب المدفوعات بدفتر يومية البنك بالجنيه المصرى .

4/2/4 - دفتر يومية مشتريات خامات ومستلزمات انتاج:

ويخصص لاثبات حركة المشتريات التى تتم بالشركة ، وتقيد هذه العمليات يومياً أولا بأول ثم ترحل إلى الحسابات بدفاتر الاستاذ المساعدة .

ويستخدم لهذا الغرض دفتر ذو خانات تحليلية مكون من ستة عشر خانه بالاضافة إلى خانه للبيان وأخرى لرقم المستند وتاريخه فى كل جانب .

ويتم القيد بهذا الدفتر من واقع أذون الاضافى طبقاً لتسلسلها والمرفق بها فاتورة المورد ويكون توزيع الخانات كما يلى : -

أ –تخصص خانه بجانب خانه البيان لقيد أرقام أذون الإضافة طبقاً لتسلسلها .

ب- تخصص عدة خانات تحليلية لاجمالى الحركة الدائنة للقيد .

ج - تخصص خانه للموردين وأخرى للضرائب ضمن إجمالى الحركة الدئنة للقيد .

د–الاعمدة التحليلية تخصص لأنواع الحسابات الاخرى المكملة للقيد بالدفاتر .

هـ - فى نهاية كل شهر يتم تجميع الخانات راسياً وتتم مطابقة مجاميع الأعمدة التحليلية مع مجاميع الحركة الدائنة للمشتريات.

ويجرى القيد المركزى الشهرى بدفتر اليومية العامة للمشتريات كالاتى : -

×××		من مذكورين

	×××		إلى حـ / الموردين
	×××		إلى مذكورين

		إجمالى المشتريات ..... خلال شهر .....
ثم يرحل القيد إلى الحسابات المختلفة بدفتر الأستاذ العام .

يوضح نموذج رقم (30) تقسيم خانات دفتر يومية مشتريات خامات ومستلزمات انتاج .

4/2/5 - دفتر يومية المبيعات:

ويخصص لاثبات حركة المبيعات التى تتم بالشركة ، وتقيد هذه العمليات يومياً أولا باول ثم ترحل الحسابات بدفاتر الاستاذ المساعدة .

ويستخدم لهذا الغرض دفتر ذو خانات تحليلية مكون من ستة عشر خانه بالإضافة إلى خانه للبيان وأخرى لرقم المستند وتاريخه فى كل جانب .

ويتم القيد بهذا الدفتر من واقع فواتير المبيعات طبقاً لتسلسلها .

ويكون تقسيم الخانات كالاتى : -

أ –تخصص خانه للاجمالى بمنتصف الصفحة تقريباً .

ب - الأعمدة التحليلية بالجانب الايمن من خانه الاجمالى يقيد بها العملاء وباقى الحسابات المدينة الأخرى .

ج –الأعمدة التحليلية بالجانب الايسر من خانه الاجمالى يخصص منها خانتين لكل صنف من المبيعات على حده ويقيد بها ايضاً باقى الحسابات الدائنة الأخرى .

واذا كان عدد الاصناف أكبر من عدد خانات صفحة الدفتر فيمكن أمساك صفحة لكل صنف على حدة.

د –فى نهاية كل شهر يتم تجميع الخانات راسياً وتتم مطابقة مجاميع الاعمدة بالجانب الأيمن مع مجاميع الأعمدة بالجانب الأيسر وكذلك مع مجموع خانه الاجمالى .

ويجرى القيد المركزى الشهرى بدفتر اليومية العامة للمبيعات كالاتى : -

×××		من حـ / العملاء
	×××	من مذكورين

	×××		إلى حـ / المبيعات
	×××		إلى مذكورين
		إجمالى المبيعات خلال شهر .....
ثم يرحل القيد إلى الحسابات المختلفة بدفتر الأستاذ العام .

ويوضح نموذج رقم (31) تقسيم خانات دفتر يومية المبيعات .

4/2/6 - دفتر يومية التسويات:

يخصص لاثبات حركة التسويات على جميع الحسابات والتى ليس لها دفتر يومية مساعدة وتقيد هذه العمليات يومياً أولاً باول ثم ترحل إلى الحسابات بدفاتر الاستاذ المساعدة .

ويستخدم لهذا الغرض دفتر ذو خانات تحليلية مكون من أثنين وثلاثون خانه بالإضافة إلى خانه للبيان واخرى لرقم المستند وتاريخه فى جانب الأيسر فقط .

ويتم القيد بهذا الدفتر من واقع مستند قيد التسويات .

وتخصص خانه لجمالى الحركة فى المنتصف ويقيد بالجانب الأيمن الحسابات المدينة ويقيد بالجانب الأيسر للحسابات الدائنة .

وفى نهاية كل شهر يتم تجميع الخانات راسياً وتتم مطابقة مجاميع الاعمدة بالجانب الأيمن مع مجاميع الأعمدة بالجانب الأيسر وكذلك مع مجموع خانه الأجمالى .

ويجرى القيد المركزى الشهرى بدفتر اليومية العامة للتسويات كالاتى : -

	×××	من مذكورين

	×××		إلى مذكورين
		إجمالى يومية التسويات خلال شهر .....
ثم يرحل القيد إلى الحسابات المختلفة بدفتر الأستاذ العام .

ويوضح نموذج رقم (32) تقسيم خانات دفتر يومية التسويات .

4/3 - دفاتر الإستاذ :

4/3/1 دفتر الإستاذ العام :

يتضمن هذا الدفتر جميع الحسابات الاجمالية على المستوى العام بدليل الحسابات ويتم الترحيل إلية من واقع القيود اليومية العامة وفى نهاية كل شهر يتم مطابقة أرصدة الحسابات بالاستاذ العام مع مجموع الأرصدة التحليلية بدفاتر المساعدة ثم يستخرج ميزان مراجعة عام بأرصدة الحسابات على المستوى العام .

4/3/2 دفاتر الإستاذ المساعد :

4/3/2 دفاتر الإستاذ المساعده:

· ويتم الترحيل إلى هذه الدفاتر أولاً بأول من اليوميات المساعدة ويتم شهرياً مطابقة مجموع أرصدة الحسابات الفرعية الواردة بهذه الدفاتر مع حساب المراقبة الإجمالى لها بالاستاذ العام حيث أنه من المفروض أن يتساوى مجموع أرصدة الحسابات الفرعية بدفاتر الاستاذ المساعدة مع أرصدة الحسابات الإجمالية بالاستاذ العام .

· وفى نهاية كل شهر وبعد مطابقة أرصدة الحسابات بالاستاذ المساعد مع الاستاذ العام يتم اعداد ميزان مراجعة شهرى تحليلى على المستوى الفرعى من واقع دفاتر الاستاذ المساعدة .

· ويستخدم لهذا الغرض دفاتر ذات أربعة خانات تحليلية بالإضافة إلى خانة البيان وخانة رقم المستند وتاريخه بكل جانب حيث تخصص خانتين لقيد الحركة على الحساب الفرعى والخانتين الأخرتين تخصصا لاظهار رصيد حركة الحساب الشهرى ورصيده من بداية السنة المالية وحتى أخر الشهر محل القيد .

ويوضح نموذج رقم (33) تقسم صفحة بدفاتر الاستاذ المساعدة .

4/4 - السجلات التحليلية :

وهى تشمل الدفاتر و السجلات المالية التى لا تدخل ضمن حلقات القيد المركزى الشهرى ولكنها ضرورية لتوفير البيانات الكافية الاجمالية عن عناصر النشاط المختلفة ، أو لتمكين ، الشركة من المتابعة المنتظمة لحركة أصولها الثابتة باعتبارها العنصر الحاكم والاساسى فى شركة صناعية. والدفاتر والسجلات التحليلية التى سنوردها سوف يتم إمساكها بقسم الحسابات المالية ، وهنالك دفاتر تحليلية من نوعيات أخرى سوف يتم إمساكها بقسم حسابات التكاليف وذلك عند تصميم نظم التكاليف الخاصة بالشركة .

4/4/1 - سجل تحليل الاعتمادات المستندية :

بهدف هذا السجل إلى متابعة الاعتمادات المستندية للاستيراد أو التصدير من لحظة فتح الاعتماد المستندى حتى اتمام وصول المستندات وانهاء الاجراءات ويقسم هذا السجل إلى قسمين رئيسيين أحدهما لاعتمادات الاستيراد والثانى لاعتمادات التصدير، إذا كان خطة الشركة المستقبلية الدخول فى مجال التصدير ويخصص صفحة لكل اعتماد تدرج فيها كافة البيانات المتعلقة بالاعتماد وذلك كما يلى:

أولاً : اعتمادات الاستيراد .

وهى الاعتمادات التى تقوم الشركة بفتحها لصالح الموردين لاستيراد مستلزمات سلعية أو أصول ثابتة أو قطع غيار ويتم تجميع المبالغ المخصومة على قوة الاعتماد والمصروفات البنكية المختلفة حتى يتم وصول المستندات والتخليص على البضاعة بعد ذلك بقفل الاعتماد بإجمالى قيمته فى الحسابات الخاصة به وتقسم صفحة السجل كما يلى :

أ –ملخص بيانات الاعتماد تدرج فى الجزء العلوى من الصفحة ويوضح فيه رقم ، وأسم البنك ، والقيمة الكلية المفتوح بها الاعتماد ، وتاريخ انتهاء صلاحية الاعتماد .

ب-تقسم خانات الصفحة بعد ذلك بحيث تخصص خانه للمبالغ المخصومة على الاعتماد وأخرى للمصروفات البنكية المخصومة والمتعلقة به وثالثة للبيان وهكذا كما هو موضح بنموذج رقم (34).

ثانياً : اعتمادات التصدير .

بنفس الأسلوب السابق تخصص صفحة لكل اعتماد تصدير ، ويصمم الدفتر بحيث يتم تجميع كافة المبالغ المضافة لحساب الشركة على قوة الاعتماد كما هو موضح بنموذج رقم(35) .

ويتم التسجيل فى هذا الدفتر من واقع دفتر يومية الصندوق والبنوك والتسويات ودفتر اليومية العامة أو من واقع المستندات مباشرة وهذا أفضل .

وفى نهاية العام يتم حصر الاعتمادات التى مازالت تحت التنفيذ ويعد بها ميزان فرعى تتم مطابقته مع :

أ –ح / تأمينات مستندية استيراد .

ب-اعتمادات التصدير .

ج-مصروفات على عمليات تحت التنفيذ .

حيث يتم ترحيل الاعتمادات تحت التنفيذ إلى السنة التالية .

4/4/2 - سجل متابعة خطابات الضمان :

ويهدف هذا السجل على متابعة حركة خطابات الضمان من تاريخ إصدار الخطاب وحتى انتهاء الغرض منه ورد قيمة التأمين المخصوم لتغطية قيمة الخطابات .

وتدرج كافة البيانات المتعلقة بالخطاب والعملية الصادر من أجل تغطيتها سواء كان مناقصة أو غيره على أن يوضح رقم المناقصة مع أسم المستفيد .

ويحتوى نموذج رقم (36) على كافة البيانات المطلوب إظهارها بالسجل ويتم التسجيل فى هذا السجل من واقع مستندات البنك وطلب إصدار الخطاب وطلبات مد الأجل واشعارات الخصم والإضافة ، ويجب حفظ صور من كل مستندات إصدار الخطاب ومد الآجال والالغاء فى كلا سير يخصص لخطابات الضمان . ويطابق رصيد حساب تأمينات خطابات ضمان مع اجمالى عمود التأمين بالسجل ويوضح الاجمالى باصل العملة الأجنبية الصادر بها خطاب الضمان مع بيان المعادل بالجنيه المصرى .

4/4/3 -سجل تحليل المصروفات الجارية :

والمقصود هنا بالمصروفات الجارية هى كل ما تدفعه الشركة من نفقات أو مصروفات بخلاف الأجور وما فى حكمها أو المستلزمات الساعية وتكون متعلقة بالنشاط خلال السنة المالية . وهى بهذا تمثل العنصر الثالث من عناصر التكاليف ويتم فى هذا الدفتر تحليل المصروفات الجارية تحليلاً نوعياً وذلك من واقع : -

أ – اذون صرف النقدية مباشرة .

ب- أذون صرف الشيكات مباشرة .

حـ- قيود التسوية مباشرة .

وفى نهاية كل شهر يتم تجميع خانات الدفتر راسياً وتتم مطابقة مجاميع الخانات التحليلية " بنود المصروفات " مع مجموع عمود الاجمالى .

وكذلك تتم مطابقة مجموع عمود الاجمالى مع حساب اجمالى المصروفات الجارية بدفتر الاستاذ العام .

ويوضح نموذج رقم (37) تقسيم دفتر تحليل المصروفات الجارية .

4/4/4 - سجل الأصول الثابتة :

يهدف هذا السجل إلى تسجيل تاريخ حياة الأصول الثابتة من تاريخ شراؤها وحتى تاريخ بيعها خردة أو انتهاء خدمتها للشركة ومتابعة التطورات التى تحدث لكل ثابت خلال عمره الانتاجى . ويعتبر هذا الدفتر هو اساس حساب ومتابعة اهلاك الاصول طوال حياة الاصل .

ويتم القيد بهذا السجل من واقع مستندات القيود مباشرة .

ويجب ترقيم الأصول الثابتة وعمل كود ثابت ومستقر لها حتى ، يمكن ا لربط بين الوجود الفعلى للأصل وبين الوجود الدفترى وفى نهاية السنة المالية : -

أ –يتم اعداد ميزان فرعى لمكونات كل مجموعة من الأصول الثابتة مبانى وانشاءات –آلات …الخ ) .

ب - تتم مطابقة هذا الميزان الفرعى مع كل من حساب الأصول الثابتة وحساب مجمع إهلاك الأصل وتحسب صافى التكلفة التاريخية كما يلى : -

طريقة حسابصافىالتكلفةالتاريخيةللأصل

البيـــــــــــــان	جزئى	كلى
أولا- التكلفةالتاريخيةللأصل:
رصيدتكلفةالأصلأولالمدة		××
يضاف(+) تكلفةالإضافاتخلالالعام:
ثمنالشراء	××
رسومجمركية	××
مصروفاتالشراء	××
مصروفاتتركيب	××
جملةالإضافات		××
		××
يخصممنه(-) تكلفةالاستبعاداتالتاريخية		(××)
رصيدالتكلفةالتاريخيةللأصلأخرالمدة		××
ثانيا- مجمعإهلاكالأصل:
رصيدمجمعالاهلاكأولالفترة		××
يضاف(+) قسطاهلاكالعام:
اهلاكرصيدالأصلأولالمدة	××
اهلاكالاضافات	××
اهلاكالاستبعاداتحتىتاريخاستبعاده	××
جملةقسطاهلاكالعام		××
		××
يخصممنه(-) مجمعاهلاكالاستبعادات:
رصيداهلاكالاستبعاداتأولالمدة	××
اهلاكالاستبعاداتحتىتاريخاستبعاده	××
جملةاهلاكالاستبعادات		××
ثالثا- صافىالتكلفةالدفتريةللأصل:
رصيدالتكلفةالتاريخيةللأصلأخرالعام	××
يخصممنه(-)رصيدمجمعاهلاكالأصلأخرالعام	(××)
صافىالتكلفةالتاريخية	××

ويوضح نموذج رقم (38) التقسيم الأمثل لسجل الأصول الثابتة .

4/4/5 - سجل متابعة الشيكات برسم التحصيل :

ويختص هذا الدفتر بتحليل الشيكات برسم التحصيل الخاصة بالشركة والمودعة بالبنك للتحصيل ويتم التسجيل فى هذا الدفتر من واقع حوافظ ايداع الشيكات البنك للتحصيل وكذلك اشعارات تحصيل الشيكات لصالح الشركة أوردها لأية أسباب يوضحها البنك .

ويتم تقسيم السجل على مستوى البنوك التى تتعامل معها الشركة .

ويستخدم لهذا الغرض دفتر ذو ستة خانات تحليلية بالإضافة إلى خانه بيان وخانه لرقم المستند وتاريخه بكل جانب وتخصص خانتين لحركة الشيكات المودعة أو المحصلة أو المرتدة . والخانتين الأخريين لرصيد الشيكات تحت التحصيل طرف البنك وكذلك خانه لبيان رقم الشيك المودع للتحصيل وخانه أخرى لبيان حق الشيك .

وفى نهاية كل شهر يتم تجميع أرصدة الشيكات تحت التحصيل طرف البنوك ومطابقتها مع أرصدة حساب شيكات تحت بالأستاذ العام .

ويوضح نموذج رقم (39) تقسيم سجل متابعة الشيكات برسم التحصيل .

4/4/6 - سجل الموردين :

ويختص هذا الدفتر بتسجيل جميع البيانات الخاصة بالموردين التى تزمع الشركة التعامل معهم ويتم القيد بهذا السجل من واقع طلبات الموردين الراغبين فى القيد بالشركة بهذا السجل وفيه يتم تحديد أسم المورد ، بيان البضاعة أو الخدمة التى يمكن التعامل فيها ، رقم البطاقة الضريبية ، رقم السجل التجارى وسابقة الأعمال والخبرات .

ويستخدم لهذا الغرض دفتر ذو ستة خانات تحليلية بالإضافة إلى خانة للبيان مضافة للرقم المستند وتاريخه.

ويوضح نموذج رقم (40) مالية تقسيم خانات سجل الموردين .

4/4/7 - سجل متابعة اوامر الشراء :

ويختص هذا السجل بقيد أوامر الشراء طبقاً لتسلسلها مع تحليل كل ما يتعلق بالأمر لامكان متابعة التنفيذ ويتم التسجيل من واقع أوامر الشراء الصادرة للموردين الذين تتعامل معهم الشركة .

ويستخدم لهذا الغرض دفتر ذو ستة خانات تحليلية بالإضافة إلى خانه البيان ورقم المستند وتاريخه بكل جانب .

ويوضح نموذج رقم (41) تقسم خانات سجل متابعة أوامر الشراء .

5 –المعالجات المحاسبية للأصول الثابتة والمشروعات تحت التنفيذ :

5/1 - الأصول الثابتة:

إضافات الأصول الثابتة :

1 –عند شراء أصل جديد سواء على الحساب أو نقداً فإنه يتم تحمليه بكامل القيمة على حساب الأصول الثابتة وذلك كالاتى : -

×××		من حـ / الأصل الثابت ( حسب نوعه )
	×××		إلى حـ / النقدية
	×××		إلى حـ / البنك
	×××		إلى حـ / الموردين

2 –كما يمكن توسيط حساب مشروعات تحت التنفيذ وذلك بالنسبة للأصول التى لم تكتمل بعد للتشغيل حيث يتم تعليه المدفوع لحساب هذه الأصول بهذا الحساب على أن يتم تحليلها وإعادة تحميلها على الأصول المختلفة عند بدء تشغيل واستغلال الأصل الثابت وذلك وفقاً للمعالجة التى سنوردها فى البند 5/1/2 .

استبعادات الأصول الثابتة:

عند استبعاد أصل ثابت لأى سبب يتم الاستبعاد بالخطوات الآتية : -

1 –احتساب إهلاك الأصل المستبعد حتى تاريخ الاستبعاد ويجرى القيد التالى : -

×××		من حـ / أهلاك أصول ثابتة ( حسب نوع الأصل )
	×××		إلى حـ / مجمع أهلاك الأصل الثابت
		( إثبات أهلاك الأصل المستبعد خلال الفترة من / / 200 حتى / / 200)

2 –يتم ترصيد حساب مجمع أهلاك الأصل المستبعد ويتم اقفاله فى حساب الأصل الثابت بالتكلفة وذلك كالاتى : -

×××		من حـ / مجمع أهلاك الأصل
	×××		إلى حـ / الأصل ( بالتكلفة )
		( اقفال حساب مجمع أهلاك الأصل المستبعد )

3 –عند بيع الأصل المستبعد فإنه يمكن أن تكون القيمة البيعية مساوية أو أكبر من أو أقل من قيمة الأصل بالتكلفة : -

أ –فى حالة كون القيمة البيعية مساوية لصافى قيمة الأصل فإنه يتم الأثبات بالدفاتر بالقيد التالى :-

×××		من حـ / مجمع الإهلاك
×××		من حـ / النقدية
×××		أو من حـ / البنك
×××		أو من حـ / المدينين
	×××	إلى حـ / صافى الأصل بالتكلفة ( بعد استبعاد المجمع )
		( إثبات بيع الأصل بالتكلفة الدفترية )

ب –عند بيع الأصل بقيمة أكبر من أو أقل من القيمة الأصل ( بالتكلفة ) ينتج عن ذلك أرباح أو خسائر رأسمالية يتم إثباتها بالقيد التالى : -

×××		من مذكورين
×××		حـ / مجمع الإهلاك
×××		حـ / النقدية
×××		أو من حـ / البنك
×××		أو من حـ / المدينين
×××		حـ / الخسائر الرأسمالية
	×××		إلى حـ / الأصل بالتكلفة
	×××		( حـ / أرباح رأسمالية )

5/ 2 - المشروعات تحت التنفيذ :

ويقصد بها المشروعات الاستثمارية والتوسعات الجديدة ، وقد تتم هذه التوسعات الجديدة من السوق المحلى أو عن طريق الاستيراد .

ويتم تقسيم حساب المشروعات تحت التنفيذ إلى حسابات استاذ مساعدة يخصص لكل نوع من انواع الأصول حساب وذلك إذا تعددت هذه المشروعات .

أولاً : من السوق المحلى :

أ –يتم تحميل حساب المشروعات تحت التنفيذ ( حسب نوع الأصل ) بقيمة الدفعات المقدمة من قيمة شراء الأصل كما يحمل حساب مشروعات تحت التنفيذ ( بقيمة المنفذ ) " المستحق للمقاول .

×××		من حـ / دفعات مقدمة لشراء أصول
		أصول تحت التنفيذ ( حسب نوع الأصل )
	×××		إلى حـ / النقدية أو البنك أو الموردين
		قيمة دفعة مقدمة لشراء أصول أو المنفذ من الأعمال ( وفقاً للمستخلص المقدم ) .

ب-فى حالة اتباع سياسة الدفعات المقدمة للمقاولين يتم تخفيض الدفعات المسددة للمقاول بقيمة الأعمال المنفذة دورياً مع كل مستخلص بالقيد التالى : -

×××		من حـ / المشروعات تحت التنفيذ
		أصول تحت التنفيذ ( حسب نوع الأصل)
	×××		إلى حـ / دفعات مقدمة
	( تحميل حساب مشروعات تحت التنفيذ بقيمة الأجزاء المنفذة )

ج-عند استلام المشروع بالكامل يتم اقفال حساب مشروعات تحت التنفيذ فى حـ / الأصل الثابت بالقيد التالى : -

×××		من حـ / الأصل الثابت ( نوع الأصل )
	×××		إلى حـ / مشروعات تحت التنفيذ
	(اقفال حساب مشروعات تحت التنفيذ فى حـ / الأصل الثابت)

ثانياً : عن طريق الاستيراد من الخارج :

1- يتم فتح اعتماد مستندى ويحمل حسابه بجميع المبالغ المخصومة لحساب الاعتماد وذلك ( كالعمولات والمصروفات البنكية الخاصة بالاعتماد والجمارك ومصاريف التخليص ……) . وتقيد بدفتر البنك بالقيد التالى : -

×××		من حـ / اعتمادات مستندية لشراء الأصول
	×××		إلى حـ / البنك والنقدية والدائنون
	( إثبات مصروفات الاعتمادات المستندية لشراء أصل ……)

2- عند وصول الأصل واستلامه وتركيبة يتم إقفال قيمة الاعتماد المستندى فى حساب الأصول بالقيد التالى : -

×××		من حـ / الأصول الثابتة ( حسب نوع الأصل )
	×××		إلى حـ / اعتمادات مستنديه لشراء أصول
	إقفال حساب المشروعات تحت التنفيذ ( اعتمادات ) فى حساب الأصل الخاص به .

5/3 - معالجة التحويلات النقدية والشيكات ومذكرة تسوية البنك :

5 /3/1 التحويلات النقدية :

يقصد بهذه المبالغ حركة النقدية بين الصندوق والبنك أو بين حساب بنك وأخر .

أ –المبالغ المودعة من الصندوق بالبنك:

- عند صرف المبلغ من الخزينة يقيد على حـ / التحويلات بدفتر الصندوق فى جانب المدفوعات حيث يجعل حساب التحويلات مديناً بقيمة المبلغ المصروف .

×××		من حـ / تحويلات
	×××		إلى حـ / الصندوق
	إثبات تحويل مبلغ ... من الصندوق .. إلى بنك .....

- عند إيداع المبلغ فى البنك فإنه بموجب قسيمة الإيداع يقيد بدفتر يومية البنك فى جانب المقبوضات فى خانه التحويلات حيث يجعل حساب التحويلات دائنه بقيمة المبلغ المدفوع وبذلك يتم إقفال حـ / التحويلات .

×××		من حـ / البنك
	×××		إلى حـ / تحويلات
	إثبات إيداع مبلغ بالبنك محول من الصندوق

ب –المبالغ المحولة من البنك لتمويل الخزينة

- عند السحب من البنك يتم إثبات ذلك بدفتر يومية البنوك بجانب المدفوعات حيث يجعل حساب التحويلات مديناً بقيمة المبلغ المسحوب .

×××		من حـ / تحويلات
	×××		إلى حـ / البنك
	إثبات تحويل مبلغ ... من لبنك .. إلى الصندوق .

- عند توريد المبلغ فى الصندوق يقيد المبلغ لحساب التحويلات يجعل حساب التحويلات دائناً وذلك بجانب المقبوضات بيومية الصندوق وبذلك يقفل حساب التحويلات .

×××		من حـ / الصندوق
	×××		إلى حـ / تحويلات
	إثبات إيداع مبلغ ... بالصندوق محول من بنك .....

- يمكن معالجة المبالغ المحولة من البنك لتمويل الخزينة عن طريق توسيط حـ / شيكات مسحوبة كما هو موضح سابقاً .

ج –عند التحويل من حساب لأخر أو من بنك إلى آخر يتم الآتى: -

- يجعل الحساب المحول منه دائناً بقيمة المبلغ المحول بيومية المدفوعات البنكية وحساب التحويلات مديناً بنفس المبلغ .

- ويجعل حساب البنك المحول إلية مديناً بيومية المقبوضات البنكية وحساب التحويلات دائناً بنفس المبلغ .

5/3/2 إيداع الشيكات الواردة فى البنك للتحصيل:

أ –عند صرف الشيك من الخزينة لايداعه البنك للتحصيل يتم تخفيض حساب أوراق القبض بقيمة الشيكات المرسلة حيث يجعل حساب أوراق القبض دائن وحساب شيكات برسم التحصيل مدين بنفس القيمة .

ب-عند وصول أشعار البنك بما يفيد إضافة المبلغ لحساب الشركة وخصم عمولة التحصيل يتبع ما يلى : -

- تقيد القيمة الكلية للشيك دون خصم عمولة البنك بجانب مقبوضات البنك : بعامود شيكات تحت التحصيل حتى يمكن إقفال هذا الحساب .

- تقيد قيمة عمولة التحصيل فى جانب مدفوعات البنك فى عامود المصروفات البنكية .

إرسال الشيكات للتحصيل:

×××		من حـ / شيكات تحت التحصيل
	×××		إلى حـ / الخزينة
	إثبات إرسال شيك رقم .... للتحصيل

عند التحصيل:

		من مذكورين
×××		من حـ / مصروفات وعمولات بنكية
×××		من حـ / البنك
	×××		إلى حـ / الشيكات تحت التحصيل
	( إثبات تحصيل الشيك رقم ……………)

5/3/3 - مذكرة تسوية البنك ... نموذج رقم (42) :

يجب الاشارة إلى ضرورة إجراء عملية مطابقة بين كشوف حسابات البنوك وبين دفتر يومية البنوك لكل حساب على حده ويتم ذلك شهرياً .

فقد تسفر هذه المطابقة عن وجود معلقات يستوجب بعضها إجراء قيود تسوية بدفاتر الشركة ، ويمكن حصر هذه المعلقات وبيان وكيفية التسوية فيما يلى : -

أ –وجود مصروفات أو فوائد بنكية مدينة كانت أو دائنة ظهرت بكشف الحساب ولم تدرج بدفاتر الشركة .

لذا يجب قيد هذه المصروفات بدفتر اليومية العامة بالقيود التالية : -

- فوائد مصروفات مدينة : -

		من مذكورين
×××		من حـ / فوائد بنكية
×××		من حـ / عمولات بنكية
	×××		إلى حـ / بنك……………
	( إثبات الفوائد الدائنة التى ظهرت بكشف الحساب )

ب –إيداع مبالغ بالبنك ولم تدرج بالدفاتر وذلك مثل حوالات من عملاء ويتم إثباتها كالاتى : -

×××		من حـ / البنك
			إلى مذكورين
			حـ / الايرادات
	×××		حـ / العملاء
	إثبات إيداع مبالغ بالبنك ولم تدرج بالدفاتر

ج –وجود مبالغ مقيدة على حساب الشركة ولم تدرج بالدفاتر تتعلق بالاعتمادات أو بأى حساب آخر ولم تقيد بدفتر البنك : ويتم الاثبات بالقيد التالى : -

×××		من حـ / الاعتمادات المستندية أو أى حساب آخر حسب طبيعة المبالغ
	×××		إلى حـ / البنك
	إثبات مبالغ مقيدة على حساب الشركة ولم تدرج بالدفاتر تتعلق بالاعتمادات أو بأى حساب آخر

أما المبالغ التى تثبت بالدفاتر ولم تظهر بكشف حساب البنك وذلك مثل شيكات لم تقدم للصرف أو إيداعات تمت بالبنك ولم تدرج بكشف الحساب مثل هذه المبالغ لا يتم آى قيود محاسبية بشأنها ولكن يتم إُثباتها فى مذكرة التسوية ويتم متابعتها فى الشهر التالى .

هـ –قد تظهر أخطاء بالخصم والإضافة مثل مبالغ يتكرر خصمها أو أضافتها أو أخطاء فى اثبات المبلغ نفسه وهذه الأخطاء يمكن معالجتها بأحدى الطرقتين :

- إذا كان الخطاء بالدفاتر يجب تصحيح الدفاتر بقيد تسوية يتحدد بحسب الحالة .

- إذا كان الخطاء بكشف البنك يتم مراجعة البنك لاتخاذ إجراءات التصحيح فى الشهر التالى .

وتتم مراجعة مذكرة التسوية عن الشهر السابق حتى يتم تصفية هذه المعلقات .

5/4 - اثبات المعاملات بالعملات الأجنبية:

1 –تثبيت أسعار الصرف المعلنة فى أول السنة ثم يتم التقييم أخر العام للأرصدة القائمة على أساس أسعار 31/12 وفقاً لسعر الصرف المعلن وتقيد الفروق فى حـ / فروق تقييم العملات الأجنبية .

فإذا كان رصيد فروق التقييم مدين فيتم اقفاله فى حساب الأرباح والخسائر كخسائر فروق تقييم بالقيد التالى : -

×××		من حـ / الأرباح والخسائر
	×××		إلى حـ / فروق تقييم العملة
	( اقفال خسائر فروق تقييم العملات فى حساب أ.خ )

إذا كان رصيد فروق تقييم العملة دائن فيتم اقفال هذا الرصيد فى حساب الأرباح والخسائر كأرباح فروق تقييم عملة بالقيد التالى : -

×××		من حـ / فروق تقييم عملة
	×××		إلى ح / الأرباح والخسائر
	( اقفال أرباح تقييم العملة فى حساب الأرباح والخسائر )

6 –القوائم والملخصات والتقارير المالية :

تهدف مجموعة الملخصات والتقارير المالية إلى تحقيق الوظيفة الاعلامية لنظام المحاسبة المالى حيث تعتبر وسيلة الصرف والايضاح عن البيانات المالية ووسيلة توصيل هذه البيانات إلى مستخدمى البيانات والادارة لمستوياتها التنظيمية المختلفة .

ونعرض فيما يلى نماذج للملخصات والتقارير التى نرى انها تمثل الحد الأدنى الذى يجب أن نلتزم به الأدارة المالية ، وهذه طبعاً بخلاف ما يطلب منها من تقارير خاصة وتحليلات اضافية وذلك وفقاً للتنصنيف التالى :

6/1 الملخصات الحركية :

6/1/1 كشف حركة الخزينة

6/1/2 ملخص حركة البنوك

6/1/3 ملخص المشتريات

6/1/4 ملخص حركة المخزون

6/1/5 ملخصات المصروفات

6/1/6 بيان الإعتمادات

6/2 موازين فرعية :

6/2/1 ميزان أرصدة العملاء فى / / 200

6/2/2 ميزان أرصدة الموردين فى / / 200

6/2/3 بيان أوراق القبض المستحق اليوم / / 200

6/2/4 بيان أوراق الدفع المستحق اليوم / / 200

6/3 تقارير وقوائم مالية :

6/3/1 قائمة التدفقات النقدية بمرفقاتها

6/3/2 بيان الأرصدة النقدية فى / / 200

6/3/3 ملخص المقبوضات خلال الفترة من / / 200 إلى / / 200

6/3/4 ملخص المدفوعات خلال الفترة من / / 200 إلى / / 200

6/3/5 مركز السيولة الفعلى

6/3/6 ملخص المبيعات

ويوضح الجدول التالى دورية هذه الملخصات والتقارير .

دورة الملخصات والتقارير

6/1/1 - ملخص حركة الخزينة :

تقوم الادارة المالية يومياً بإعداد ملخص لحركة البنك ويدرج فى هذا الملخص كافة البيانات اللازمة عن حساب البنك ويعتبر هذا الملخص بمثابة تلخيص أو تقرير عن حركة التعامل مع البنك يرفع للادارة . ويوضح النموذج رقم (64) تفاصيل هذه البيانات ، وبالرجوع إلى هذا النموذج نجد أنه يخصص منه خانه لرصيد أول وأخر الفترة أو يمكن تقسيم هذه الخانة إلى خانتين احداهما للرصيد المدين والأخرى للرصيد الدائن .

كذلك خانات المبالغ المضافة والمبلغ المخصومة يمكن تحليلها حسب نوع المبلغ المضاف أو المخصوم .

6/1/2 ملخص حركة البنك :

تقوم الادارة المالية بإعداد ملخص لحركة البنك ويدرج فى هذا الملخص كافة البيانات اللازمة عن حساب البنك ويعتبر هذا الملخص مثابة تلخيص أو تقرير عن حركة التعامل مع البنك يرفع للادارة . ويوضح النموذج رقم (44) تفاصيل هذه البيانات ، وبالرجوع إلى هذا النموذج نجد أنه يخصص منه خانه لرصيد أول وأخرى للفترة أو يمكن تقسيم هذه الخانة إلى خانتين أحداهما للرصيد المدين والأخرى للرصيد الدائن .

كذلك خانات المبالغ المضافة والمبالغ المخصومة يمكن تحليلها حسب نوع المبلغ المضاف أو المخصوم .

6/1/3 ملخص المشتريات : نموذج رقم (45)

6/1/4 بيان بالاعتمادات المستندية القائمة حتى / / 200نموذج رقم (46)

6/1/5 ملخص حركة المخزون خلال الفترة من / / 200 إلى / / 200 :نموذج رقم(47) :

بعد ملخص لحركة المخزون بواسطة مراقب المخزون ويستخرج من كارت مراقبة المخزون ويطابق على الجزء الفعلى شهرياً .

6/1/6 ملخص المصروفات : نموذج رقم (48):

يتم إعداد ملخصات المصروفات من واقع مجاميع الدفاتر التحليلية للمصروفات ويحتوى الملخص على خانة لرقم الحساب الفرعى بالدليل واسم الحساب ورصيد الحساب فى أول الشهر ثم خانة للحركة خلال الشهر ثم خان للرصيد آخر الشهر وهى عبارة عن مجموع الخانتين السابقتين ثم خانة للنسبة المئوية للبند مقابل الاجمالى .

ويتم مطابقة المجاميع مع أرصدة الحساب بالاستاذ العام .

6/2/1 ميزان أرصدة العملاء فى / / 200 نموذج رقم ( 49 )

6/2/2 ميزان أرصدة الموردين فى / / 200 نموذج رقم ( 50 )

6/2/3 بيان أوراق القبض المستحقة اليوم / / 200 نموذج رقم (51 )

6/2/4 بيان أوراق الدفع المستحقة اليوم / / 200 نموذج رقم (52 )

6/3/1 قائمة التدفقات النقدية ( تقديرية / فعلية ) خلال الفترة من / / 200 إلى / / 200نموذج رقم ( 53 )

6/3/2 بيان أرصدة النقدية فى / / 200نموذج رقم(54)

6/3/3 ملخص المقبوضات النقدية خلال الفترة من / / 200 إلى / / 200نموذج رقم(55)

6/3/4 بيان المدفوعات النقدية خلال الفترة من / / 200 إلى / / 200نموذج رقم (56)

6/3/5 مركز السيولة النقدية ( رأس المال العامل ) فى / / 200نموذج رقم (57)

6/3/6 ملخص تقارير المبيعات : نموذج رقم (58)

أ –ملخص تحليل المبيعات :

يعتب ملخص المبيعات السابق إعداده بالمجموعة الدفترية بمثابة تقرير مفصل عن المبيعات على مستوى الاصناف وطريقة السداد وطرق البيع المختلفة خلال الشهر أو الاسبوع .

ب –تقرير المبيعات على مستوى الاصناف :

ويوضح هذا الملخص حركة المبيعات من كل صنف خلال الشهر أو الاسبوع الحالى ورصيد مبيعات الصنف فى بداية الشهر أو الاسبوع الحالى ورصيد مبيعات الصنف حتى نهاية الشهر أو الاسبوع الحالى ثم خانة النسبة المئوية للصنف إلى إجمالى المبيعات .